Funktionen:

• Natürliches Gespräch auf Deutsch: Anrufer sprechen frei
• Erfasst Name, Firma und Anliegen und fragt gezielt nach, bis das Anliegen auswertbar ist
• Erkennt Bestandskunden über Ihr CRM bzw. ERP anhand der Rufnummer
• Bucht Termine direkt in Ihrem Microsoft-365-Kalender
• Stellt zum gewünschten Kollegen durch oder bietet alternativ einen Rückruf an
• Gesprächsprotokolle und Rückrufvereinbarungen an nachgelagerte Systeme
• Eigene Begrüßung, Stimme, Geschäftszeiten, Verhalten etc. einstellbar
• u. v. m.

Dashboard-Übersicht

Jedes Gespräch landet mit Zusammenfassung, erfassten Kontaktdaten und Bearbeitungsstatus im Dashboard. Ihr Team sieht auf einen Blick, wer angerufen hat, worum es geht und was noch offen ist.

Anna arbeitet mit Ihren Systemen

Jede Anbindung lässt sich einzeln zuschalten. So erledigt Anna nicht nur die Annahme, sondern auch die nächsten Schritte.

Terminvereinbarungen

Wünscht ein Anrufer einen Termin, sucht Anna freie Zeiten im Microsoft-365-Kalender, nennt zwei bis drei Vorschläge und bucht nach Bestätigung. Termindauer, Vorlauf, Puffer und Buchungshorizont legen Sie selbst fest. Anna sieht dabei nur „frei“ oder „belegt“, keine Inhalte fremder Termine.

Durchstellen

Über die Anbindung an Ihre 3CX sieht Anna, wer angemeldet, im Gespräch oder abwesend ist. Vor dem Verbinden prüft sie den Status. Ist der Kollege nicht frei, sagt sie das offen und bietet einen Rückruf an. Welche Nebenstellen in Frage kommen, bestimmen Sie.

Bestandskunden erkennen

Beim Anrufstart fragt Anna Ihr CRM bzw. ERP nach der Rufnummer. Den Treffer nutzt sie erst, wenn er gebraucht wird, und fragt nach: „Max Muster von der Firma Beispiel GmbH, ist das richtig?“ Nennt ein Anrufer seine Firma, sucht Anna dort nach Firma und Name.

Rückrufvereinbarung

Rückrufwünsche landen als Karte mit Gesprächsprotokoll in Ihrem Ticketsystem, E-Mail-Konto oder Teams-Kanal. Inkl. Teilnehmer, Anliegen, Fakten, Beschlüsse, To-dos mit Zuständigkeit und Frist sowie nächster Termin.