Die Aufzeichnung von Telefongesprächen ist aus rechtlicher Sicht streng geregelt. Sowohl die DSGVO als auch das Strafrecht (§ 201 StGB) sind relevant.
Unseren 3CX-Kunden stellen wir daher ein Einwillungsverfahren zur Verfügung, welches ihnen die Transkription und KI-gestützte-Auswertung von Gesprächsinhalten rechtssicher ermöglicht. Darüber hinaus beraten wir bei der Umsetzung eines begleitenden Berechtigungs- und Löschkonzepts für die erhobenen Daten.
Wie 3CX-Telefonate mithilfe von KI automatisch zusammengefasst und in Systeme wie CRM, ERP oder E-Mail integriert werden können, erfahren Sie hier.
Unabdingbar: Die aktive Einwilligung
Grundvoraussetzung für die Aufzeichnung ist eine nachweisbare aktive Einwilligung aller Gesprächsteilnehmer (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO). Dies erfolgt bei unserem Verfahren über die Betätigung einer Taste.
Praktische Umsetzung
Die praktische Einholung der Einwilligung erfolgt über ein vorgeschaltetes Voice-Menü. Der Anrufer wir über den Zweck der Aufzeichnung aufgeklärt und aufgefordert, seine Einwillung aktiv zu erklären („wählen Sie die 1“). Hierfür wird die 3CX-Telefonanlage von uns entsprechend konfiguriert.
Weitere Rechtliche Aspekte
Sowohl Transkriptionen als auch deren Zusammenfassungen enthalten in der Regel personenbezogene Daten. Für beide Formate gelten daher grundsätzlich dieselben datenschutzrechtlichen Anforderungen. Zusammenfassungen kommen jedoch aufgrund der geringeren Datenmenge dem Grundsatz der Datenminimierung DSGVO entgegen. Zudem kann sich – insbesondere bei der Nutzung in Service- und Vertriebsprozessen – ein berechtigtes Interesse am Vorhalten dieser Daten ableiten lassen.
Zugriff und Sicherheit
Unternehmen müssen sicherstellen, dass nur berechtigte Personen Zugriff auf die Aufzeichnungen haben. Hierzu gehören:
- Ein Berechtigungskonzept für den Datenzugriff
- Ein Löschkonzept nach Ablauf der Aufbewahrungsfristen
- Bei Bedarf Einbeziehung des Betriebsrats
Nachweisbarkeit
Die Einwilligung muss jederzeit dokumentiert und nachweisbar sein, um im Fall von Prüfungen oder Beschwerden die Rechtmäßigkeit der Aufzeichnung belegen zu können.
Kontaktieren Sie uns bei Fragen oder Unterstützungsbedarf bei diesem Thema.
