Autor: Torben Petrina

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3CX

WhatsApp in 3CX

Insbesondere Privatkunden schreiben oft lieber eine kurze WhatsApp, statt anzurufen. Mit der WhatsApp-Integration von 3CX landen diese Nachrichten dort, wo auch Anrufe, Live-Chats und SMS bearbeitet werden: in einer zentralen Plattform. Voraussetzung ist die 3CX PRO oder die 3CX AI Edition.

Ein Posteingang für alle Kanäle

Wer Kunden viele Kontaktwege anbietet, verliert schnell den Überblick. Die 3CX bündelt deshalb Telefonie, Website-Live-Chat, SMS und WhatsApp in einem System. Eingehende WhatsApp-Business-Nachrichten erscheinen direkt im 3CX-Webclient, in der Desktop-App sowie in den Apps für iOS und Android. Ihr Team antwortet also aus derselben Oberfläche, mit der es ohnehin täglich arbeitet, egal ob im Büro oder im Homeoffice.

Das bringt die Integration im Alltag

  • Warteschlange statt Einzelhandy: Eingehende WhatsApp-Chats laufen in eine Warteschlange, die Arbeit verteilt sich auf mehrere Schultern.
  • Wer zuerst antwortet, übernimmt: Ein Chat wird automatisch der ersten Person zugewiesen, die reagiert. Doppelte Antworten gehören der Vergangenheit an.
  • Vorlagen sparen Zeit: Häufige Antworten legen Sie einmal als Schnellantwort an und nutzen sie für WhatsApp, SMS, Live-Chat und interne Nachrichten.
  • Von überall arbeiten: Chats lassen sich unterwegs beantworten, an Kollegen oder Gruppen übertragen und abschließen.
  • Keine Lücken bei Abwesenheit: Ist jemand im Urlaub oder im Termin, übernehmen Kolleginnen und Kollegen das Gespräch.
  • Geschäftlich bleibt geschäftlich: Firmen-WhatsApp und private Chats sind sauber getrennt.

Was Sie vorab wissen sollten

  • Edition: Die Integration ist nicht Teil der 3CX Basic Edition. Nötig ist ein Upgrade auf 3CX PRO oder die 3CX AI Edition.
  • Eigene Nummer: Sie benötigen ein Konto auf der WhatsApp Business Platform mit einer separaten, dedizierten Rufnummer. Eine private Nummer lässt sich nicht weiterverwenden.
  • Nur eingehend: Kunden müssen den Chat beginnen. Proaktive ausgehende Nachrichten unterliegen den strengen Freigaberegeln von Meta und sind über 3CX derzeit nicht möglich.
  • Einrichtung über Meta: Die Kontoeinrichtung folgt dem Prozess von WhatsApp bzw. Meta. Wie lange das dauert, liegt nicht in der Hand von 3CX, planen Sie also etwas Vorlauf ein.
  • Datenschutz: Da WhatsApp über die Infrastruktur von Meta läuft, sollten Sie den Einsatz vorab mit Ihrem Datenschutzbeauftragten abstimmen.

Tipp: WhatsApp mit SMS und Live-Chat kombinieren

Nicht jeder Kunde nutzt WhatsApp. Ergänzend bietet 3CX SMS über eine reguläre Rufnummer an, die sich schneller einrichten lässt als WhatsApp. Mit dem kostenlosen 3CX-Plugin für WordPress holen Sie zusätzlich den Live-Chat auf Ihre Website. So erreichen Kunden Sie auf ihrem bevorzugten Weg, und Ihr Team behält alles in einer Plattform.

Wir unterstützen Sie

Sie nutzen bereits 3CX und möchten WhatsApp ergänzen? Wir begleitete das Upgrade auf PRO oder AI und unterstützt Sie bei der Einrichtung der WhatsApp Business Platform.

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3CX

Neu: Das Arconda 3CX Dashboard

Überwachen Sie die Warteschlangen-Effizienz und das Telefonverhalten in Ihrem Unternehmen. Live und mit aussagekräftigen historischen Berichten.

Live-Kacheln zeigen in Echtzeit, wie effizient Ihre Warteschlangen arbeiten und wie gut Ihr Team erreichbar ist. Sie sehen sofort, wie lange Anrufer warten und wo Service-Level-Ziele verfehlt werden, auch über Überlauf-Warteschlangen hinweg. Überlastete oder unbesetzte Warteschlangen erkennt das System automatisch.

Über 60 Berichte und Indikatoren

Eine integrierte KI fasst die aktuelle Lage in wenigen Sätzen zusammen und gibt konkrete Handlungsempfehlungen. Dazu kommen über 60 Auswertungen und ein automatischer Tagesbericht per E-Mail. Auf Wunsch läuft das Dashboard zusätzlich auf einem Wanddisplay als Infotafel für das ganze Team.

Das Dashboard wird DSGVO-konform auf einer eigenen virtuellen Maschine in unseren deutschen Rechenzentren betrieben. Zusätzliche Server-Hardware benötigen Sie nicht.

Ab 24,90 € pro Monat zzgl. MwSt. und einmaliger Einrichtungsgebühr, ohne Mindestlaufzeit.

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Seniorenheim

Neu im Portfolio: Pflegesensor von MOBOTIX

Als MOBOTIX-Partner bieten wir ab sofort den Pflegesensor c ONE NurseAssist an – inklusive Anbindung an den Arconda-Alarmserver.

Der Sensor erfasst den Raum rundum und erkennt definierte Ereignisse wie einen Sturz oder das Verlassen des Bettes. Dahinter steht eine KI, die Kepler Vision Technologies eigens für die Pflege entwickelt hat. Bei einem erkannten Ereignis kann automatisch ein Alarm oder eine Statusmeldung an das Personal erfolgen.

Es handelt sich nicht um eine Videoüberwachung, sondern um einen intelligenten Sensor bei dem die Analyse vollständig lokal auf dem Gerät stattfindet, ohne dauerhafte Speicherung oder Übertragung sensibler Bilddaten. Die Privatsphäre der Bewohnerinnen und Bewohner bleibt gewahrt.

In Kombination mit dem Arconda-Alarmserver lassen sich beliebige Alarmierungsbedingungen und Szenarien definieren. Der Sensor kann flexibel und kurzfristig dort eingesetzt werden, wo er benötigt wird. Etwa nach einem Sturz oder während einer Beobachtungsphase.

Wir übernehmen Integration und Inbetriebnahme und betreuen den Betrieb gemeinsam mit Ihrer übrigen Kommunikationsinfrastruktur.

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3CX

Wir migrieren Ihre Telefonanlage gratis auf 3CX

Im Rahmen unserer Sommeraktion bieten wir Kunden von Telefonanlagen der Marken NFON, Starface, Pascom, Agfeo, Innovaphone und Wildix wieder kostenlos die Migration ihrer bestehenden Telefonanlagenkonfiguration auf die 3CX-Telefonanlage in unserer Cloud an.

3CX überzeugt mit geringeren Kosten dank Lizenzierung nach Kapazität simultaner Gespräche statt nach der Anzahl der Nebenstellen. 3CX ist herstelleroffen – nutzen Sie die neuesten SIP-Telefone aller namhaften Hersteller und wählen Sie Ihren Trunk-Provider frei (Peoplefone, Telekom etc.). Darüber hinaus können mittels Call-Flow-Designer und API-Schnittstelle individuelle Lösungen implementiert werden, die die Fähigkeiten anderer Telefonanlagen bei Weitem übertreffen.

Mit über 500 betreuten Kunden sind wir Norddeutschlands größter 3CX-Partner. Als Systemhaus mit Schwerpunkt Netzwerktechnik sind uns auch komplexe Integrationen und individuelle Anforderungen bestens vertraut.

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3CX VoIP und 3CX

Handlungsbedarf für 3CX-Kunden: Umstieg auf Update 8

3CX hat darüber informiert, dass die für die Aktivierung und Lizenzprüfung verwendeten SSL-Zertifikate im Juli 2026 ablaufen. Betroffen sind alle 3CX-Systeme, die noch mit Version 20 Update 7 oder einer älteren Version betrieben werden.

Um einen unterbrechungsfreien Betrieb Ihrer Telefonanlage sicherzustellen, ist ein Update auf die aktuelle Version erforderlich.

Handlungsbedarf

Wenn Ihre 3CX-Anlage die Version 20.0.7.1080 oder älter verwendet, muss diese spätestens bis zum 10. Juli 2026 auf Version 20 Update 8 Final (20.0.8.1131) oder neuer aktualisiert werden (Keine Alpha oder Beta Versionen).

Das für den weiteren Betrieb benötigte Zertifikat ist bereits Bestandteil von Update 8. Nach erfolgreicher Aktualisierung sind keine weiteren Maßnahmen erforderlich.

Wichtiger Hinweis

Wird das Update nicht rechtzeitig durchgeführt, kann es nach Ablauf der Zertifikate zu Einschränkungen oder Ausfällen von 3CX-Diensten kommen.

Für Kunden, deren 3CX-Anlage durch uns in unserem Rechenzentrum betrieben und gewartet wird, werden wir die erforderlichen Aktualisierungen rechtzeitig durchführen. Kunden mit selbst gehosteten 3CX-Systemen bitten wir, die Aktualisierung eigenständig vorzunehmen oder sich bei Unterstützungsbedarf mit uns in Verbindung zu setzen.

Bei Fragen stehen wir Ihnen selbstverständlich gerne zur Verfügung.

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3CX VoIP und 3CX

Limitierung der Nebenstellenanzahl bei 3CX-Nutzungsvereinbarungen

Der Softwarehersteller 3CX hat 2025 angekündigt, dass die Limitierung der Nebenstellenanzahl im Sinne einer Fair-Use-Richtlinie geplant sei.

Ab dem 30.06.2026 wird 3CX die neue Nutzungsrichtlinie durchsetzen.

Für bestehende Telefonanlagen, die gemäß der neuen Nutzungsrichtlinie die Maximalanzahl an Nebenstellen überschreiten, wird 3CX ab dem 30.06.2026 keinen Herstellersupport mehr anbieten und eine Anpassung der Lizenzgröße bzw. Simultaneous Calls (SCs) einfordern.

Selbstverständlich können unsere Kunden weiterhin auf unseren Support zurückgreifen, wobei unser Servicecenter nur in absoluten Ausnahmefällen den Support des Herstellers benötigt.

Sobald der üblicherweise 12-monatige Nutzungszeitraum vorhandener Lizenzen jedoch ausläuft, so können diese ab dem 30.06.2026 nur noch dann mit einem neuen Lizenzschlüssel aktualisiert werden, wenn die Nebenstellenanzahl der Fair-Use-Richtlinie entspricht.

Die Anpassung der Lizenzgröße bzw. Simultaneous Calls hat durch gestiegene Lizenzentgelte direkte wirtschaftliche Konsequenzen. Sofern für unsere Kunden einer Anpassung der Lizenzentgelte erforderlich ist, so kommen wir individuell mit weiterführenden Informationen auf Sie zu.

Nachstehend die Fair-Use-Richtlinie:

Simultaneous Calls (SCs)Fair-Use-Richtlinie
Maxanzahl Nebenstellen
840
1680
24120
32192
48288
64384
96672
128896
1921.344
2562.028
5124.096
10248.192

Die Fair-Use-Richtlinie findet unabhängig von der gewählten Edition Basic, Professional oder Enterprise Anwendung. Sofern Sie die 3CX „self-hosted“ bzw. „OnPremise“ betreiben, so existieren auch weiterhin Rabattmöglichkeiten, wenn Sie die Nutzungsrechte für einen längeren Nutzungszeitraum von 2 oder mehr Jahren erwerben.

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Senioreneinrichtungen Seniorenheim

Unser Messeauftritt auf der „Altenpflege 2026“ in Essen

Vom 21. bis 23. April 2026 waren wir als Aussteller auf der ALTENPFLEGE, der Leitmesse für die Pflegebranche im deutschsprachigen Raum, vertreten. Als Systemhaus mit Schwerpunkt auf Netzwerk-Infrastrukturen führten wir dort zahlreiche Gespräche mit Betreibern von Senioren- und Pflegeeinrichtungen.

Während der drei Messetage konnten wir viele neue Kontakte knüpfen und mit Interessenten konkrete Projektansätze besprechen. Besonderes Interesse weckte unsere Technikwand (rechts im Bild), an der wir die Möglichkeiten des Arconda-Alarmservers in Verbindung mit einer Rufanlage (FACI) exemplarisch demonstrierten. Darüber hinaus interessierten sich unsere Besucher für die Möglichkeit, auf Basis ihrer bestehenden Telefonverkabelung eine WLAN-Ausleuchtung von Räumlichkeiten umzusetzen, sowie für die vielfältigen Optionen, die die Kopplung ihrer Rufanlage mit einer VoIP-Telefonanlage bietet.

Besonders gefreut hat uns, dass viele Interessenten nach Erhalt unserer Infomaterialien per Post gezielt unseren Stand aufgesucht haben, um persönlich mit uns ins Gespräch zu kommen. Wir freuen uns über das positive Feedback und die zahlreichen neuen Kontakte und blicken gespannt auf die weitere Zusammenarbeit mit den gewonnenen Interessenten.

Für alle, die es in diesem Jahr nicht zur Messe geschafft haben: Wir sind im kommenden Jahr wieder als Aussteller auf der Folgemesse care:xpo in Nürnberg vertreten. Sie finden uns in Halle 7A am Stand 7A-607.

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3CX VoIP und 3CX

3CX im Einsatz beim Stromspar-Check

Der Deutsche Caritasverband engagiert sich zusammen mit dem Bundesverband der Energie- und Klimaschutzagenturen Deutschlands mit dem Projekt „Stromspar-Check“ bundesweit für mehr Energieeffizienz in einkommensschwachen Haushalten. Ziel ist es, Energiekosten zu senken und gleichzeitig einen wichtigen Beitrag zum Klimaschutz zu leisten.

Für die Bewältigung des telefonischen Beratungsaufkommens sowie die Kommunikation mit den mobilen Stromspar-Helfern wurden wir vom Anbieter mit der Einrichtung einer leistungsstarken und flexiblen Cloud-Telefonanlagenlösung beauftragt.

Mit 3CX haben wir der Caritas ein umfassendes Geschäftstelefonsystem inkl. Contact-Center-Lösung bereitgestellt. Dank der Call-Center-Funktionen der 3CX können Anrufer optimal disponiert und dann von den Beratern der Caritas optimal beraten werden. Die Lösung ermöglicht eine standortunabhängige Erreichbarkeit, einfache Administration sowie eine nahtlose Integration dezentral arbeitender Teams – ideale Voraussetzungen für das organisierte Beratungsangebot. Mehr Informationen zur 3CX-Telefonanlage finden Sie hier.

Dank unserer neuen Niederlassung in Baden-Württemberg können wir zudem einen besonders schnellen und persönlichen Support direkt vor Ort gewährleisten.

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Ubiquiti

Clevere Zutrittskontrolle

An Eingängen im In- und Außenbereich montiert bietet die UniFi G3 Intercom eine reibungsloses und einfach verwaltbares Zutrittsmanagement. Wir haben das Produkt ausgiebig im internen Einsatz getestet und können es all unseren Kunden empfehlen. Via NFC ist der Zutritt für autorisierte Personen wie Mitarbeiter einfach per Smartphone, Chipkarte oder Schlüsselanhänger möglich.

Die Lösung kombiniert eine integrierte 1080p-HD-Kamera mit Zwei-Wege-Audio und ermöglicht so eine direkte, klare Kommunikation mit Besuchern – sowohl im Innen- als auch im Außenbereich.

Dank nahtloser Integration in UniFi Protect lässt sich die G3 Intercom zentral verwalten und komfortabel in bestehende Sicherheits- und Netzwerkinfrastrukturen einbinden. Unternehmen behalten Eingänge jederzeit im Blick und können flexibel auf Zutrittsanfragen reagieren.

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3CX DSGVO

Telefonate rechtssicher aufzeichnen und auswerten


Die Aufzeichnung von Telefongesprächen ist aus rechtlicher Sicht streng geregelt. Sowohl die DSGVO als auch das Strafrecht (§ 201 StGB) sind relevant.

Unseren 3CX-Kunden stellen wir daher ein Einwillungsverfahren zur Verfügung, welches ihnen die Transkription und KI-gestützte-Auswertung von Gesprächsinhalten rechtssicher ermöglicht. Darüber hinaus beraten wir bei der Umsetzung eines begleitenden Berechtigungs- und Löschkonzepts für die erhobenen Daten.

Wie 3CX-Telefonate mithilfe von KI automatisch zusammengefasst und in Systeme wie CRM, ERP oder E-Mail integriert werden können, erfahren Sie hier.

Unabdingbar: Die aktive Einwilligung

Grundvoraussetzung für die Aufzeichnung ist eine nachweisbare aktive Einwilligung aller Gesprächsteilnehmer (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO). Dies erfolgt bei unserem Verfahren über die Betätigung einer Taste.

Praktische Umsetzung

Die praktische Einholung der Einwilligung erfolgt über ein vorgeschaltetes Voice-Menü. Der Anrufer wir über den Zweck der Aufzeichnung aufgeklärt und aufgefordert, seine Einwillung aktiv zu erklären („wählen Sie die 1“). Hierfür wird die 3CX-Telefonanlage von uns entsprechend konfiguriert.

Weitere Rechtliche Aspekte

Sowohl Transkriptionen als auch deren Zusammenfassungen enthalten in der Regel personenbezogene Daten. Für beide Formate gelten daher grundsätzlich dieselben datenschutzrechtlichen Anforderungen. Zusammenfassungen kommen jedoch aufgrund der geringeren Datenmenge dem Grundsatz der Datenminimierung DSGVO entgegen. Zudem kann sich – insbesondere bei der Nutzung in Service- und Vertriebsprozessen – ein berechtigtes Interesse am Vorhalten dieser Daten ableiten lassen.

Zugriff und Sicherheit

Unternehmen müssen sicherstellen, dass nur berechtigte Personen Zugriff auf die Aufzeichnungen haben. Hierzu gehören:

  • Ein Berechtigungskonzept für den Datenzugriff
  • Ein Löschkonzept nach Ablauf der Aufbewahrungsfristen
  • Bei Bedarf Einbeziehung des Betriebsrats

Nachweisbarkeit

Die Einwilligung muss jederzeit dokumentiert und nachweisbar sein, um im Fall von Prüfungen oder Beschwerden die Rechtmäßigkeit der Aufzeichnung belegen zu können.

Kontaktieren Sie uns bei Fragen oder Unterstützungsbedarf bei diesem Thema.

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