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3CX DSGVO

Telefonate rechtssicher aufzeichnen und auswerten


Die Aufzeichnung von Telefongesprächen ist aus rechtlicher Sicht streng geregelt. Sowohl die DSGVO als auch das Strafrecht (§ 201 StGB) sind relevant.

Unseren 3CX-Kunden stellen wir daher ein Einwillungsverfahren zur Verfügung, welches ihnen die Transkription und KI-gestützte-Auswertung von Gesprächsinhalten rechtssicher ermöglicht. Darüber hinaus beraten wir bei der Umsetzung eines begleitenden Berechtigungs- und Löschkonzepts für die erhobenen Daten.

Wie 3CX-Telefonate mithilfe von KI automatisch zusammengefasst und in Systeme wie CRM, ERP oder E-Mail integriert werden können, erfahren Sie hier.

Unabdingbar: Die aktive Einwilligung

Grundvoraussetzung für die Aufzeichnung ist eine nachweisbare aktive Einwilligung aller Gesprächsteilnehmer (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO). Dies erfolgt bei unserem Verfahren über die Betätigung einer Taste.

Praktische Umsetzung

Die praktische Einholung der Einwilligung erfolgt über ein vorgeschaltetes Voice-Menü. Der Anrufer wir über den Zweck der Aufzeichnung aufgeklärt und aufgefordert, seine Einwillung aktiv zu erklären („wählen Sie die 1“). Hierfür wird die 3CX-Telefonanlage von uns entsprechend konfiguriert.

Weitere Rechtliche Aspekte

Sowohl Transkriptionen als auch deren Zusammenfassungen enthalten in der Regel personenbezogene Daten. Für beide Formate gelten daher grundsätzlich dieselben datenschutzrechtlichen Anforderungen. Zusammenfassungen kommen jedoch aufgrund der geringeren Datenmenge dem Grundsatz der Datenminimierung DSGVO entgegen. Zudem kann sich – insbesondere bei der Nutzung in Service- und Vertriebsprozessen – ein berechtigtes Interesse am Vorhalten dieser Daten ableiten lassen.

Zugriff und Sicherheit

Unternehmen müssen sicherstellen, dass nur berechtigte Personen Zugriff auf die Aufzeichnungen haben. Hierzu gehören:

  • Ein Berechtigungskonzept für den Datenzugriff
  • Ein Löschkonzept nach Ablauf der Aufbewahrungsfristen
  • Bei Bedarf Einbeziehung des Betriebsrats

Nachweisbarkeit

Die Einwilligung muss jederzeit dokumentiert und nachweisbar sein, um im Fall von Prüfungen oder Beschwerden die Rechtmäßigkeit der Aufzeichnung belegen zu können.

Kontaktieren Sie uns bei Fragen oder Unterstützungsbedarf bei diesem Thema.

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3CX KI

3CX-Telefonate mit KI dokumentieren

3CX-Telefonate lassen sich mithilfe von KI automatisch zusammenfassen und nahtlos in nachgelagerte Unternehmenssysteme wie CRM, ERP oder E-Mail übertragen. So wird die Kundenkommunikation transparent und nachvollziehbar dokumentiert. Dies spart Zeit und Kosten. Vertrieb und Support können auf Basis der vorhandenen Informationen gezielter und effizienter reagieren.

Beispiel:

Dieser Service setzt lediglich eine 3CX-Enterprise Lizenz voraus. Alle notwendigen Komponenten stellen wir Ihnen gemanagt bzw. hochverfügbar und laufend aktualisiert bereit. Die Verarbeitung der Daten erfolgt DSGVO-konform in unserem Hamburger Rechenzentrum. Mehr zum technischen Hintergrund.

Die Zusammenfassungen lassen sich flexibel anpassen und hinsichtlich Umfang, Inhalt und Gliederung individuell strukturieren. Sie können als E-Mail, Webservice oder in Datenbanktabellen zur Verfügung gestellt, um Drittsysteme (z.B. CRM, ERP, PVS etc.) automatisiert anzubinden.

Rechtliche Einwillung

Das für die Aufzeichnung und Verarbeitung des Gesprächs notwendige Einverständnis des Anrufers wird über ein vorgeschaltetes Voice-Menü eingeholt. Die 3CX-Telefonanlage wird entsprechend von uns konfiguriert. Mehr zu den rechtlichen Rahmenbedingungen finden Sie hier.

Technischer Hintergrund

3CX erfasst beide Seiten eines Telefonats auf separaten Spuren und ordnet das Gesagte zuverlässig zu (Diarisierung). Die Audiospuren werden anschließend auf unserem eigens betriebenen 3CX Transcription Engine Server transkribiert und protokolliert. Mithilfe künstlicher Intelligenz wird das Gespräch zusammengefasst, und die wichtigsten Punkte werden klar aufgelistet. Dabei kommt unsere KI Arconda Intelligence zum Einsatz. Im Gegensatz zu vielen anderen Anbietern verbleiben alle Daten bei uns und werden nicht in die USA übertragen.

Kontaktieren Sie uns, um mehr zu Einsatzmöglichkeiten und Konditionen für Ihr Unternehmen zu erfahren.

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3CX

3CX unterstützt nun Gruppentelefonbücher

Mit Version 20 Update 8 beherrscht die 3CX-Telefonanlage die Funktion der Gruppentelefonbücher.

Damit lassen sich für Abteilungen, Tochterunternehmen oder andere Organisationseinheiten separate Telefonbücher führen. Der Zugriff erfordert lediglich die Gruppenzugehörigkeit der angemeldeten Nebenstelle.

So können Telefonbücher in größeren Unternehmen einzelnen Abteilungen nach fachlichen Kriterien zur Verfügung gestellt werden. . Der reduzierte Umfang erhöht dabei Übersichtlichkeit und Bedienkomfort.

Jede Nebenstelle verfügt neben dem privaten und dem globalen unternehmensweiten Telefonbuch über ein drittes Telefonbuch ihrer zugewiesenen Hauptabteilung.

Dieses Leistungsmerkmal erleichtert zudem die Umsetzung hoher datenschutzrechtlicher Anforderungen, etwa im medizinischen Umfeld. Patientendaten und Informationen zu Angehörigen sind nur in den Bereichen einsehbar, die unmittelbar mit dem jeweiligen Patienten befasst sind.

Durch die Kopplung von Telefonbüchern und Gruppen können für jedes 3CX-System beliebig fein abgegrenzte Gruppierungen geschaffen werden.

Die Gruppentelefonbücher stehen im 3CX-Telefonclient zur Verfügung. Die Verteilung auf SIP-Telefone und DECT-Systeme ist ebenfalls möglich, wenn Synchronisationsalgorithmen – beispielsweise von unserem Systempartner SyncBlue – eingesetzt werden. 

Sprechen Sie uns bei Fragestellungen an, wir beraten Sie gerne!

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3CX

Jetzt handeln: Wechsel von der alten 3CX Desktop-App zum 3CX Windows Softphone

Die bisherige 3CX V18 Desktop-App für Windows wird offiziell schon länger nicht mehr unterstützt. Wir empfehlen dringend, auf das 3CX Windows Softphone für Windows umzusteigen.

Ab Mitte Januar 2026 wird 3CX die alte App blockieren, da sie nicht mehr sicher ist und veraltete Verbindungsmechanismen verwendet, die nicht mit den neuesten Versionen (v20) kompatibel sind.

Was jetzt zu tun ist:

  • Stellen Sie sicher, dass alle 3CX Anwender auf das 3CX Windows-Softphone migriert werden.
  • Prüfen Sie bei Bedarf das 3CX Benutzerhandbuch

Download: 3CX Softphone-Client im Microsoft-Store

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3CX

Die neuen 3CX Nebenstellen-Limits im Überblick

3CX fokussiert seit einiger Zeit den Zusammenhang von Nebenstellanzahl und simultanen Sprachkanälen (SCs).

In seinem Blogbeitrag v. 14.11.2025 nennt der Anbieter einen Faktor von 5 bzw. 8. In den Preistabellen gibt es einen „bevorzugten Nebenstellenbereich“ für die Anzahl der Nebenstellen für die jeweilige Lizenzgröße.

Zusammenfassend ergibt sich folgendes Mengengerüst für die von 3CX gewünschte Nutzungsform der 3CX-Lizensierung:

SCsEmpfohlene
Anzahl
Nebenstellen
gem.

Preisliste
02.12.2025
FairUse
Faktor 5
FairUse
Faktor 8
8 16-404064
1641-8080128
24 81-120120192
32 121-192160256
48 193-288240384
64289-384320512
96385-672480768
128 673-8966401024
192 897-13449601536
256 1345-204812802048

Nach aktuellem Kenntnisstand können somit bereits mit der kleinsten Lizensierungsvariante bis zu 64 Nebenstellen bedient werden, was in 99% der Fälle ausreichend sein sollte.

Zusammenfassend ist und bleibt das Lizensierungsmodell der 3CX außerordentlich attraktiv und ermöglicht auch weiterhin einen wesentlich ökonomischeren Betrieb als die direkten Wettbewerber.

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3CX

3CX Gold Partner in Niedersachsen

Wir freuen uns, bereits wenige Wochen nach der Eröffnung unseres neuen Standorts in Niedersachsen den 3CX Gold Partner Status im zweitgrößten Bundesland erreicht zu haben.

Unsere 3CX-Teams stellen schlüsselfertige 3CX-Lösungen bereit – vom Internet- und Telefonanschluss über die Endgeräte bis hin zur Integration in die Systemumgebung. Als Betreiber einer eigenen georedundanten Rechenzentrumsstruktur hosten wir eine Vielzahl von 3CX-VoIP-Telefonanlagen hochverfügbar.

Unser Ziel, als Platinum Partner die erste Adresse für 3CX und Systemtechnik im gesamten Norden zu werden.

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3CX

Niedersachsen goes 3CX: Arconda als Partner vor Ort

Wir bauen unsere 3CX-Platin-Partnerschaften in den nördlichen Bundesländern weiter aus und eröffnen einen neuen Standort in Niedersachsen. So können wir unseren Kunden vor Ort noch umfassenderen Service und Beratung in den Bereichen 3CX, VoIP, Telefon- und Internetleitungen, Rechenzentrumsdienstleistungen sowie KI-gestützte Sprach- und Informationslösungen bieten.

Als größter technischer Realisierungspartner für 3CX in den nördlichen Bundesländern freuen wir uns, unseren bisherigen Partner-Status für Hamburg, Berlin, Schleswig-Holstein und Mecklenburg-Vorpommern um Niedersachsen erweitern zu können.

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3CX

Arconda holt Platin in MeckPomm

Nach den Bundesländern Hamburg, Berlin und Schleswig-Holstein ist die Arconda Systems AG nun auch in Mecklenburg-Vorpommern offizieller 3CX-Platinium -Partner und damit mit Abstand der 3CX-Marktführer in Norddeutschland.

Unsere 3CX-Teams stellen schlüsselfertige 3CX-Lösungen bereit – vom Internet- und Telefonanschluss über die Endgeräte bis hin zur Integration in die Systemumgebung. Als Betreiber einer eigenen georedundanten Rechenzentrumsstruktur hosten wir eine Vielzahl von 3CX-VoIP-Telefonanlagen hochverfügbar.

Erhalten Sie Ihr individuelles 3CX-Angebot:

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3CX

Gold wert: Arconda erreicht 3CX‑Goldstatus in Meck‑Pomm

Nach erfolgreich abgeschlossenen Projekten in Mecklenburg-Vorpommern, bei denen wir mehrere Unternehmen erfolgreich auf die leistungsstarke 3CX-Cloud-Telefonanlage portieren durften, freuen wir uns sehr, nun auch in diesem Bundesland den Goldstatus als 3CX-Partner erreicht zu haben!

Inzwischen sind wir mit Hamburg, Berlin, Schleswig-Holstein und Mecklenburg-Vorpommern an vier Standorten vertreten. Ein großer Dank geht an unsere Kunden für das entgegengebrachte Vertrauen und die erfolgreiche Zusammenarbeit.

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3CX MaxSec

Akustische Signalleuchte für 3CX

Speziell für laute Innenbereiche hat die Arconda Systems AG eine Signalleuchte mit optischer und akustischer Alarmierung entwickelt. Eingehende Rufe und Alarme können so zuverlässig signalisiert werden.

Die Signalleuchte verhält sich wie eine 3CX-Nebenstelle und kann in jede 3CX Telefonanlage integriert werden. Es handelt sich um eine spezialisierte Individualentwicklung, die ausschließlich direkt bei uns erhältlich ist.

Für den Betrieb ist neben der Stromversorgung über ein externes Netzteil lediglich ein Netzwerkanschluss erforderlich. In netzfernen Bereichen kann die Signalleuchte über einen LTE-Router in Kombination mit einem SBC an das Netz angeschlossen werden.

Technische Daten:
  • Maße (inkl. Fuß): 14 cm (Breite) × 12 cm (Tiefe) × 32 cm (Höhe)
  • Lautstärke: ca. 85 dB
  • Gewicht: 600 g
  • Anschluss: PoE
  • Befestigungsart: Wandmontage

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