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WhatsApp in 3CX

Insbesondere Privatkunden schreiben oft lieber eine kurze WhatsApp, statt anzurufen. Mit der WhatsApp-Integration von 3CX landen diese Nachrichten dort, wo auch Anrufe, Live-Chats und SMS bearbeitet werden: in einer zentralen Plattform. Voraussetzung ist die 3CX PRO oder die 3CX AI Edition.

Ein Posteingang für alle Kanäle

Wer Kunden viele Kontaktwege anbietet, verliert schnell den Überblick. Die 3CX bündelt deshalb Telefonie, Website-Live-Chat, SMS und WhatsApp in einem System. Eingehende WhatsApp-Business-Nachrichten erscheinen direkt im 3CX-Webclient, in der Desktop-App sowie in den Apps für iOS und Android. Ihr Team antwortet also aus derselben Oberfläche, mit der es ohnehin täglich arbeitet, egal ob im Büro oder im Homeoffice.

Das bringt die Integration im Alltag

  • Warteschlange statt Einzelhandy: Eingehende WhatsApp-Chats laufen in eine Warteschlange, die Arbeit verteilt sich auf mehrere Schultern.
  • Wer zuerst antwortet, übernimmt: Ein Chat wird automatisch der ersten Person zugewiesen, die reagiert. Doppelte Antworten gehören der Vergangenheit an.
  • Vorlagen sparen Zeit: Häufige Antworten legen Sie einmal als Schnellantwort an und nutzen sie für WhatsApp, SMS, Live-Chat und interne Nachrichten.
  • Von überall arbeiten: Chats lassen sich unterwegs beantworten, an Kollegen oder Gruppen übertragen und abschließen.
  • Keine Lücken bei Abwesenheit: Ist jemand im Urlaub oder im Termin, übernehmen Kolleginnen und Kollegen das Gespräch.
  • Geschäftlich bleibt geschäftlich: Firmen-WhatsApp und private Chats sind sauber getrennt.

Was Sie vorab wissen sollten

  • Edition: Die Integration ist nicht Teil der 3CX Basic Edition. Nötig ist ein Upgrade auf 3CX PRO oder die 3CX AI Edition.
  • Eigene Nummer: Sie benötigen ein Konto auf der WhatsApp Business Platform mit einer separaten, dedizierten Rufnummer. Eine private Nummer lässt sich nicht weiterverwenden.
  • Nur eingehend: Kunden müssen den Chat beginnen. Proaktive ausgehende Nachrichten unterliegen den strengen Freigaberegeln von Meta und sind über 3CX derzeit nicht möglich.
  • Einrichtung über Meta: Die Kontoeinrichtung folgt dem Prozess von WhatsApp bzw. Meta. Wie lange das dauert, liegt nicht in der Hand von 3CX, planen Sie also etwas Vorlauf ein.
  • Datenschutz: Da WhatsApp über die Infrastruktur von Meta läuft, sollten Sie den Einsatz vorab mit Ihrem Datenschutzbeauftragten abstimmen.

Tipp: WhatsApp mit SMS und Live-Chat kombinieren

Nicht jeder Kunde nutzt WhatsApp. Ergänzend bietet 3CX SMS über eine reguläre Rufnummer an, die sich schneller einrichten lässt als WhatsApp. Mit dem kostenlosen 3CX-Plugin für WordPress holen Sie zusätzlich den Live-Chat auf Ihre Website. So erreichen Kunden Sie auf ihrem bevorzugten Weg, und Ihr Team behält alles in einer Plattform.

Wir unterstützen Sie

Sie nutzen bereits 3CX und möchten WhatsApp ergänzen? Wir begleitete das Upgrade auf PRO oder AI und unterstützt Sie bei der Einrichtung der WhatsApp Business Platform.

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3CX

Neu: Das Arconda 3CX Dashboard

Überwachen Sie die Warteschlangen-Effizienz und das Telefonverhalten in Ihrem Unternehmen. Live und mit aussagekräftigen historischen Berichten.

Live-Kacheln zeigen in Echtzeit, wie effizient Ihre Warteschlangen arbeiten und wie gut Ihr Team erreichbar ist. Sie sehen sofort, wie lange Anrufer warten und wo Service-Level-Ziele verfehlt werden, auch über Überlauf-Warteschlangen hinweg. Überlastete oder unbesetzte Warteschlangen erkennt das System automatisch.

Über 60 Berichte und Indikatoren

Eine integrierte KI fasst die aktuelle Lage in wenigen Sätzen zusammen und gibt konkrete Handlungsempfehlungen. Dazu kommen über 60 Auswertungen und ein automatischer Tagesbericht per E-Mail. Auf Wunsch läuft das Dashboard zusätzlich auf einem Wanddisplay als Infotafel für das ganze Team.

Das Dashboard wird DSGVO-konform auf einer eigenen virtuellen Maschine in unseren deutschen Rechenzentren betrieben. Zusätzliche Server-Hardware benötigen Sie nicht.

Ab 24,90 € pro Monat zzgl. MwSt. und einmaliger Einrichtungsgebühr, ohne Mindestlaufzeit.

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3CX

Wir migrieren Ihre Telefonanlage gratis auf 3CX

Im Rahmen unserer Sommeraktion bieten wir Kunden von Telefonanlagen der Marken NFON, Starface, Pascom, Agfeo, Innovaphone und Wildix wieder kostenlos die Migration ihrer bestehenden Telefonanlagenkonfiguration auf die 3CX-Telefonanlage in unserer Cloud an.

3CX überzeugt mit geringeren Kosten dank Lizenzierung nach Kapazität simultaner Gespräche statt nach der Anzahl der Nebenstellen. 3CX ist herstelleroffen – nutzen Sie die neuesten SIP-Telefone aller namhaften Hersteller und wählen Sie Ihren Trunk-Provider frei (Peoplefone, Telekom etc.). Darüber hinaus können mittels Call-Flow-Designer und API-Schnittstelle individuelle Lösungen implementiert werden, die die Fähigkeiten anderer Telefonanlagen bei Weitem übertreffen.

Mit über 500 betreuten Kunden sind wir Norddeutschlands größter 3CX-Partner. Als Systemhaus mit Schwerpunkt Netzwerktechnik sind uns auch komplexe Integrationen und individuelle Anforderungen bestens vertraut.

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3CX VoIP und 3CX

Handlungsbedarf für 3CX-Kunden: Umstieg auf Update 8

3CX hat darüber informiert, dass die für die Aktivierung und Lizenzprüfung verwendeten SSL-Zertifikate im Juli 2026 ablaufen. Betroffen sind alle 3CX-Systeme, die noch mit Version 20 Update 7 oder einer älteren Version betrieben werden.

Um einen unterbrechungsfreien Betrieb Ihrer Telefonanlage sicherzustellen, ist ein Update auf die aktuelle Version erforderlich.

Handlungsbedarf

Wenn Ihre 3CX-Anlage die Version 20.0.7.1080 oder älter verwendet, muss diese spätestens bis zum 10. Juli 2026 auf Version 20 Update 8 Final (20.0.8.1131) oder neuer aktualisiert werden (Keine Alpha oder Beta Versionen).

Das für den weiteren Betrieb benötigte Zertifikat ist bereits Bestandteil von Update 8. Nach erfolgreicher Aktualisierung sind keine weiteren Maßnahmen erforderlich.

Wichtiger Hinweis

Wird das Update nicht rechtzeitig durchgeführt, kann es nach Ablauf der Zertifikate zu Einschränkungen oder Ausfällen von 3CX-Diensten kommen.

Für Kunden, deren 3CX-Anlage durch uns in unserem Rechenzentrum betrieben und gewartet wird, werden wir die erforderlichen Aktualisierungen rechtzeitig durchführen. Kunden mit selbst gehosteten 3CX-Systemen bitten wir, die Aktualisierung eigenständig vorzunehmen oder sich bei Unterstützungsbedarf mit uns in Verbindung zu setzen.

Bei Fragen stehen wir Ihnen selbstverständlich gerne zur Verfügung.

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3CX VoIP und 3CX

Limitierung der Nebenstellenanzahl bei 3CX-Nutzungsvereinbarungen

Der Softwarehersteller 3CX hat 2025 angekündigt, dass die Limitierung der Nebenstellenanzahl im Sinne einer Fair-Use-Richtlinie geplant sei.

Ab dem 30.06.2026 wird 3CX die neue Nutzungsrichtlinie durchsetzen.

Für bestehende Telefonanlagen, die gemäß der neuen Nutzungsrichtlinie die Maximalanzahl an Nebenstellen überschreiten, wird 3CX ab dem 30.06.2026 keinen Herstellersupport mehr anbieten und eine Anpassung der Lizenzgröße bzw. Simultaneous Calls (SCs) einfordern.

Selbstverständlich können unsere Kunden weiterhin auf unseren Support zurückgreifen, wobei unser Servicecenter nur in absoluten Ausnahmefällen den Support des Herstellers benötigt.

Sobald der üblicherweise 12-monatige Nutzungszeitraum vorhandener Lizenzen jedoch ausläuft, so können diese ab dem 30.06.2026 nur noch dann mit einem neuen Lizenzschlüssel aktualisiert werden, wenn die Nebenstellenanzahl der Fair-Use-Richtlinie entspricht.

Die Anpassung der Lizenzgröße bzw. Simultaneous Calls hat durch gestiegene Lizenzentgelte direkte wirtschaftliche Konsequenzen. Sofern für unsere Kunden einer Anpassung der Lizenzentgelte erforderlich ist, so kommen wir individuell mit weiterführenden Informationen auf Sie zu.

Nachstehend die Fair-Use-Richtlinie:

Simultaneous Calls (SCs)Fair-Use-Richtlinie
Maxanzahl Nebenstellen
840
1680
24120
32192
48288
64384
96672
128896
1921.344
2562.028
5124.096
10248.192

Die Fair-Use-Richtlinie findet unabhängig von der gewählten Edition Basic, Professional oder Enterprise Anwendung. Sofern Sie die 3CX „self-hosted“ bzw. „OnPremise“ betreiben, so existieren auch weiterhin Rabattmöglichkeiten, wenn Sie die Nutzungsrechte für einen längeren Nutzungszeitraum von 2 oder mehr Jahren erwerben.

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3CX VoIP und 3CX

3CX im Einsatz beim Stromspar-Check

Der Deutsche Caritasverband engagiert sich zusammen mit dem Bundesverband der Energie- und Klimaschutzagenturen Deutschlands mit dem Projekt „Stromspar-Check“ bundesweit für mehr Energieeffizienz in einkommensschwachen Haushalten. Ziel ist es, Energiekosten zu senken und gleichzeitig einen wichtigen Beitrag zum Klimaschutz zu leisten.

Für die Bewältigung des telefonischen Beratungsaufkommens sowie die Kommunikation mit den mobilen Stromspar-Helfern wurden wir vom Anbieter mit der Einrichtung einer leistungsstarken und flexiblen Cloud-Telefonanlagenlösung beauftragt.

Mit 3CX haben wir der Caritas ein umfassendes Geschäftstelefonsystem inkl. Contact-Center-Lösung bereitgestellt. Dank der Call-Center-Funktionen der 3CX können Anrufer optimal disponiert und dann von den Beratern der Caritas optimal beraten werden. Die Lösung ermöglicht eine standortunabhängige Erreichbarkeit, einfache Administration sowie eine nahtlose Integration dezentral arbeitender Teams – ideale Voraussetzungen für das organisierte Beratungsangebot. Mehr Informationen zur 3CX-Telefonanlage finden Sie hier.

Dank unserer neuen Niederlassung in Baden-Württemberg können wir zudem einen besonders schnellen und persönlichen Support direkt vor Ort gewährleisten.

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3CX DSGVO

Telefonate rechtssicher aufzeichnen und auswerten


Die Aufzeichnung von Telefongesprächen ist aus rechtlicher Sicht streng geregelt. Sowohl die DSGVO als auch das Strafrecht (§ 201 StGB) sind relevant.

Unseren 3CX-Kunden stellen wir daher ein Einwillungsverfahren zur Verfügung, welches ihnen die Transkription und KI-gestützte-Auswertung von Gesprächsinhalten rechtssicher ermöglicht. Darüber hinaus beraten wir bei der Umsetzung eines begleitenden Berechtigungs- und Löschkonzepts für die erhobenen Daten.

Wie 3CX-Telefonate mithilfe von KI automatisch zusammengefasst und in Systeme wie CRM, ERP oder E-Mail integriert werden können, erfahren Sie hier.

Unabdingbar: Die aktive Einwilligung

Grundvoraussetzung für die Aufzeichnung ist eine nachweisbare aktive Einwilligung aller Gesprächsteilnehmer (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO). Dies erfolgt bei unserem Verfahren über die Betätigung einer Taste.

Praktische Umsetzung

Die praktische Einholung der Einwilligung erfolgt über ein vorgeschaltetes Voice-Menü. Der Anrufer wir über den Zweck der Aufzeichnung aufgeklärt und aufgefordert, seine Einwillung aktiv zu erklären („wählen Sie die 1“). Hierfür wird die 3CX-Telefonanlage von uns entsprechend konfiguriert.

Weitere Rechtliche Aspekte

Sowohl Transkriptionen als auch deren Zusammenfassungen enthalten in der Regel personenbezogene Daten. Für beide Formate gelten daher grundsätzlich dieselben datenschutzrechtlichen Anforderungen. Zusammenfassungen kommen jedoch aufgrund der geringeren Datenmenge dem Grundsatz der Datenminimierung DSGVO entgegen. Zudem kann sich – insbesondere bei der Nutzung in Service- und Vertriebsprozessen – ein berechtigtes Interesse am Vorhalten dieser Daten ableiten lassen.

Zugriff und Sicherheit

Unternehmen müssen sicherstellen, dass nur berechtigte Personen Zugriff auf die Aufzeichnungen haben. Hierzu gehören:

  • Ein Berechtigungskonzept für den Datenzugriff
  • Ein Löschkonzept nach Ablauf der Aufbewahrungsfristen
  • Bei Bedarf Einbeziehung des Betriebsrats

Nachweisbarkeit

Die Einwilligung muss jederzeit dokumentiert und nachweisbar sein, um im Fall von Prüfungen oder Beschwerden die Rechtmäßigkeit der Aufzeichnung belegen zu können.

Kontaktieren Sie uns bei Fragen oder Unterstützungsbedarf bei diesem Thema.

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3CX KI

3CX-Telefonate mit KI dokumentieren

3CX-Telefonate lassen sich mithilfe von KI automatisch zusammenfassen und nahtlos in nachgelagerte Unternehmenssysteme wie CRM, ERP oder E-Mail übertragen. So wird die Kundenkommunikation transparent und nachvollziehbar dokumentiert. Dies spart Zeit und Kosten. Vertrieb und Support können auf Basis der vorhandenen Informationen gezielter und effizienter reagieren.

Beispiel:

Dieser Service setzt lediglich eine 3CX-Enterprise Lizenz voraus. Alle notwendigen Komponenten stellen wir Ihnen gemanagt bzw. hochverfügbar und laufend aktualisiert bereit. Die Verarbeitung der Daten erfolgt DSGVO-konform in unserem Hamburger Rechenzentrum. Mehr zum technischen Hintergrund.

Die Zusammenfassungen lassen sich flexibel anpassen und hinsichtlich Umfang, Inhalt und Gliederung individuell strukturieren. Sie können als E-Mail, Webservice oder in Datenbanktabellen zur Verfügung gestellt, um Drittsysteme (z.B. CRM, ERP, PVS etc.) automatisiert anzubinden.

Rechtliche Einwillung

Das für die Aufzeichnung und Verarbeitung des Gesprächs notwendige Einverständnis des Anrufers wird über ein vorgeschaltetes Voice-Menü eingeholt. Die 3CX-Telefonanlage wird entsprechend von uns konfiguriert. Mehr zu den rechtlichen Rahmenbedingungen finden Sie hier.

Technischer Hintergrund

3CX erfasst beide Seiten eines Telefonats auf separaten Spuren und ordnet das Gesagte zuverlässig zu (Diarisierung). Die Audiospuren werden anschließend auf unserem eigens betriebenen 3CX Transcription Engine Server transkribiert und protokolliert. Mithilfe künstlicher Intelligenz wird das Gespräch zusammengefasst, und die wichtigsten Punkte werden klar aufgelistet. Dabei kommt unsere KI Arconda Intelligence zum Einsatz. Im Gegensatz zu vielen anderen Anbietern verbleiben alle Daten bei uns und werden nicht in die USA übertragen.

Kontaktieren Sie uns, um mehr zu Einsatzmöglichkeiten und Konditionen für Ihr Unternehmen zu erfahren.

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3CX

3CX unterstützt nun Gruppentelefonbücher

Mit Version 20 Update 8 beherrscht die 3CX-Telefonanlage die Funktion der Gruppentelefonbücher.

Damit lassen sich für Abteilungen, Tochterunternehmen oder andere Organisationseinheiten separate Telefonbücher führen. Der Zugriff erfordert lediglich die Gruppenzugehörigkeit der angemeldeten Nebenstelle.

So können Telefonbücher in größeren Unternehmen einzelnen Abteilungen nach fachlichen Kriterien zur Verfügung gestellt werden. . Der reduzierte Umfang erhöht dabei Übersichtlichkeit und Bedienkomfort.

Jede Nebenstelle verfügt neben dem privaten und dem globalen unternehmensweiten Telefonbuch über ein drittes Telefonbuch ihrer zugewiesenen Hauptabteilung.

Dieses Leistungsmerkmal erleichtert zudem die Umsetzung hoher datenschutzrechtlicher Anforderungen, etwa im medizinischen Umfeld. Patientendaten und Informationen zu Angehörigen sind nur in den Bereichen einsehbar, die unmittelbar mit dem jeweiligen Patienten befasst sind.

Durch die Kopplung von Telefonbüchern und Gruppen können für jedes 3CX-System beliebig fein abgegrenzte Gruppierungen geschaffen werden.

Die Gruppentelefonbücher stehen im 3CX-Telefonclient zur Verfügung. Die Verteilung auf SIP-Telefone und DECT-Systeme ist ebenfalls möglich, wenn Synchronisationsalgorithmen – beispielsweise von unserem Systempartner SyncBlue – eingesetzt werden. 

Sprechen Sie uns bei Fragestellungen an, wir beraten Sie gerne!

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3CX

Jetzt handeln: Wechsel von der alten 3CX Desktop-App zum 3CX Windows Softphone

Die bisherige 3CX V18 Desktop-App für Windows wird offiziell schon länger nicht mehr unterstützt. Wir empfehlen dringend, auf das 3CX Windows Softphone für Windows umzusteigen.

Ab Mitte Januar 2026 wird 3CX die alte App blockieren, da sie nicht mehr sicher ist und veraltete Verbindungsmechanismen verwendet, die nicht mit den neuesten Versionen (v20) kompatibel sind.

Was jetzt zu tun ist:

  • Stellen Sie sicher, dass alle 3CX Anwender auf das 3CX Windows-Softphone migriert werden.
  • Prüfen Sie bei Bedarf das 3CX Benutzerhandbuch

Download: 3CX Softphone-Client im Microsoft-Store