Mailarchiver

Mail-Archivierung ist aber nicht nur eine gesetzliche Pflicht, sondern auch eine administrativ sinnvolle Maßnahme. Mit der Wahl der richtigen Lösung sichern Sie Ihr Unternehmen also nicht nur rechtlich ab, sondern verringern gleichzeitig den Verwaltungsaufwand der Kommunikationswege und erhöhen so die Produktivität.

Wir haben den Arconda Mailarchiver als Komplettlösung zur sicheren Mailarchivierung entwickelt. Die folgenden 10 Punkte zeigen Ihnen auf, wie Ihr Betrieb vom Einsatz des Arconda mailarchivers profitieren kann.

1. Spürbare Entlastung der E-Mail-Server

Da eine E-Mail-Archivierung automatisch Nachrichten nach vorab definierten Regeln im Archiv ablegt, muss theoretisch keine empfangene E-Mail auf dem Server verbleiben. Damit sinkt die Datenlast auf dem Server enorm.

2. Langfristige Reduzierung der IT-Kosten

Es ist nicht länger nötig E-Mails und Anhänge andernorts extern abzulegen. Damit verringern sich neben den Storage-Anforderungen des Unternehmens auch die Kosten für externe Datensicherungen. Darüber hinaus sinkt dank der geringeren Datenlast auf dem Server auch die Komplexität des Backups.

3. Entlastung der IT-Administratoren

Die Implementierung der gängigsten Archivierungslösungen ist unkompliziert und lediglich mit einer einmaligen Konfiguration verbunden – anschließend erfolgt die Archivierung automatisch nach festgelegten Regeln.

4. Rechtssicherheit

Ein klassisches Backup erfüllt nicht die Anforderungen an eine vollständige, manipulationssichere Archivierung aller Kommunikationsschritte. Rechtssicherheit bietet nur eine E-Mail- Archivierung – damit sind Unternehmen vor Strafmaßnahmen und Schadensfällen geschützt.

5. Manipulationssicherheit

Die manipulationssichere Aufbewahrung von E-Mails ist nicht nur eine rechtliche Anforderung an die Archivierung, sondern auch eine vernünftige Vorsichtsmaßnahme, mit der Sie Ihr Unternehmen gegen versehentliche oder gar böswillige Datenverfälschung absichern.

6. Erfüllung von Vertragsabsprachen

Da die E-Mail als Kommunikationsmittel längst Einzug in das Geschäftswesen gehalten hat, gehen Unternehmen immer stärker dazu über, die Aufbewahrung von E-Mails über einen gewissen Zeitraum vertraglich einzufordern. Mit einer Archivierungslösung kommen Sie dieser Anforderung ohne Mehraufwand nach.

7. Erhöhte Produktivität

Die Anwender sich auf die ständige Verfügbarkeit von Nachrichten und eine intuitiv bedienbare Suchfunktion verlassen, und müssen weniger Arbeitszeit zur aufwendigen Postfachorganisation und -pflege aufwenden.

8. Maximale Datenverfügbarkeit

Eine E-Mail-Archivierung schützt nicht nur vor Datenverlust, sondern bietet im Falle eines Serverversagens die Möglichkeit, benötigte einzelne Nachrichten schnell wiederherzustellen – ein komplettes Backup aufzuspielen, nähme erheblich mehr Zeit in Anspruch.

9. Unabhängigkeit von Mailsystemen

Alle Anwender können, unabhängig vom genutzten Client, auf das Archiv zugreifen – das gemeinsame Bearbeiten von Projekten wird damit erleichtert.

10. Unabhängigkeit von externen Anbietern

Bei einer E-Mail-Archivierung im eigenen Unternehmen müssen Sie kein Vertrauen auf externe Storage-Anbieter setzen, deren technologischen Fortschritt, finanziellen Fortbestand und gesetzeskonforme Sicherheitspolitik Sie nicht vorhersehen können.