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E-Rechnungen

Seit November stellen wir unsere Rechnungen als E-Rechnungen aus. Zahlreiche gesetzliche Regelungen verlangen bereits heute bzw. künftig, dass Rechnungen als E‑Rechnungen in einem strukturierten, maschinenlesbaren Format erstellt, übermittelt und verarbeitet werden können.

Für unsere Geschäftspartner ändert sich kaum etwas, da unsere Kunden Rechnungen bisher bereits fast ausschließlich als PDF‑Datei erhalten. Seit November stellen wir unsere PDF‑Rechnungen im ZUGFeRD-Format bereit. Dieses Format kombiniert eine für Menschen lesbare Darstellung der Rechnung als langzeitarchivierbare PDF/A-3b mit einer eingebetteten XML‑Datei, die alle Rechnungsdaten in strukturierter Form für die maschinelle Verarbeitung enthält. Unsere Rechnungen können Sie damit – bei entsprechender Systemunterstützung – weitgehend automatisiert und ohne Medienbrüche weiterverarbeiten, was die Effizienz von der Rechnungserstellung bis zur Bezahlung deutlich steigern kann.

Rückfragen zur E-Rechnungen beantwortet Ihnen unser Service-Center jederzeit gerne.

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In eigener Sache: Service Summit 2024

Bei strahlendem Sonnenschein haben wir uns in malerischer Atmosphäre zwischen Ratzeburger See und Küchensee zurückgezogen, um verschiedene Abläufe im Bereich des IT-Dienstleistungsmanagements zu optimieren. Dank unserer qualifizierten und motivierten Servicetechniker sind wir in der Lage, jährlich mehr als 15.000 Serviceaufträge zu bewältigen. Die Art und Weise dieser Servicebearbeitung ist für die Kundenzufriedenheit unserer mehr als 1.000 mittelständischen Kunden entscheidend.

In Zusammenarbeit mit unserem Servicecenter haben wir eine Vielzahl von Verfahren überarbeitet und behutsam im Sinne eines kontinuierlichen Verbesserungsprozesses optimiert.

Aus Kundensicht sind folgende Themenbereiche von besonderem Interesse:

  • Transparenter und prüfungsfähiger Leistungsnachweis von IT-Serviceleistungen,
  • Minimierung von Bearbeitungs- bzw. Lösungsdauern
  • Kommunikation und Interaktion bei Serviceaufträgen über den Helpdesk

Weitere Herausforderungen ergeben sich aus der zuverlässigen Erfüllung von SLAs (Service Level Agreements) für unsere Cloud-Dienstleistungen und Managed Services.

Zusätzlich haben die Kollegen auf dem Servicesummit 2024 Insights zu unserem neu implementierten Servicedesk 2025 erhalten, dessen Go-Live wir für das 2. Quartal 2025 erwarten. Im Lastenheft dieses Webservices steht die schnellere Bereitstellung zusätzlicher Informationen und die Schaffung von Interaktionsmöglichkeiten für unsere Kunden.

Team der Arconda Systems AG
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Neue Räume für uns – mehr Service für Sie

Wir freuen uns, Ihnen mitteilen zu können, dass wir aufgrund unseres stetigen Wachstums, neuer Projekte und der Verstärkung unseres Teams unsere Büroräume am Standort Hamburg in der Sportallee erweitert haben. Damit können wir Ihnen in Zukunft einen noch besseren Service bieten.

Im August haben wir unsere Bürofläche um 250 Quadratmeter auf insgesamt 750 Quadratmeter erweitert. Die neuen, klimatisierten Büros bieten nicht nur zusätzlichen Raum für unsere wachsende Belegschaft, sondern fördern auch die effektive und konzentrierte Zusammenarbeit unserer Rechenzentrum-Teams.

Besonders unser zuletzt erweitertes Team für Administration und Service profitiert erheblich von den zusätzlichen Räumlichkeiten. Dank der neuen Arbeitsplätze können sie nun noch fokussierter arbeiten und schneller auf Ihre Anfragen reagieren. Für Sie als Kunden bedeutet das eine noch individuellere und schnellere Bearbeitung Ihrer Anliegen.

Mit den zusätzlichen Räumlichkeiten sehen wir uns für zukünftiges Wachstum gut gerüstet.

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Das Netz vergisst nie

Das „Dentale Team Nord“, der führende norddeutsche Interessenverband innovativer dentaltechnischer Labore, lud am 01.03.2023 durch seine Geschäftsführer Herrn Jan Bredenbeck und Herrn Ole Junge in die neuen Räumlichkeiten der Dentaltechnik Itzehoe in der Emmy-Nöther-Str. 23 ein.

Als Referent für praxisnahe Maßnahmen zur Verbesserung der IT-Sicherheit und zur Erhöhung der Widerstandsfähigkeit gegenüber äußeren Bedrohungen wurde unser Vorstand Herr Frank Espenhain eingeladen. Ausgehend von der Erkenntnis „Das Netz vergisst nie“ wurde anhand zahlreicher Praxisbeispiele das Verständnis für mögliche Formen, Ursachen und Präventionsmaßnahmen bezüglich des Diebstahls personenbezogener Daten geschärft.

Das Skript zum Vortrag kann hier heruntergeladen werden

Herr Thomas Menke, Hightech-Spezialist der Anton Gerl GmbH aus Rodenkirchen, stellte anschließend die bekanntesten am Markt befindlichen Interoralscanner vor, ermöglichte den interessierten Zuhörern die praktische Anwendung der Systeme und erläuterte die erfahrungsgemäß zu berücksichtigenden Auswirkungen auf die Prozessabläufe im Dentallabor.

Die Veranstaltung wurde unter Mitwirkung und persönlichem Engagement des Dentalprodukt-Spezialisten Herrn Carsten Timm geplant und organisiert, wofür wir uns an dieser Stelle im Namen der Dentallabore, der Anton Gerl GmbH und auch im eigenen Namen recht herzlich bedanken.

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Artikel Systemtechnik Unternehmen VoIP und 3CX

Arconda erreicht auch in Berlin 3CX-Platinumstatus

Unsere Berliner Niederlassung ist soeben zum 3CX-Platinpartner aufgestiegen. Neben Hamburg ist dies nun unser zweiter Standort mit Platinum-Status. Wir danken unseren Kunden und Mitarbeitern für diesen schnellen Aufstieg von Bronze auf Platinum innerhalb nur eines Jahres und freuen uns auf neue Projekte und Kunden, die wir dank des Platinum-Status nun noch besser betreuen können.

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Artikel Unternehmen VoIP und 3CX

Wir sind VoIPTools-Partner

Wir freuen uns, Ihnen in Partnerschaft mit VoIPTools umfangreiche Erweiterungen für ihre 3CX anbieten zu können, welche die Produktivität und Einsatzmöglichkeiten der Telefonanlage maßgeblich steigern.

Das US-Unternehmen VoIPTools ist weltweit größter Softwareentwickler von Erweiterungen für die 3CX-VoIP-Telefonanlage und bietet für eine Vielzahl spezifischer Anforderungen robuste Standardsoftwarelösungen.

Dazu zählen:

  • Standardnachrichten
    Einfügen aufgezeichneter Nachrichten in Telefonanrufe.
  • Custom Presence – Unbegrenzte Nebenstellen-Status
    Statt 5 Status können Sie unbegrenzt viele in Ihre 3CX einbringen.
  • 3CX-Exporter
    Synchronisieren Sie die 3CX-Datenbank mit einem MS SQL oder MySQL-Server.
  • Competitive Wallboard
    Anzeige der Produktivität der CallCenter–Agenten in Echtzeit
  • Voicemail Manager
    Optimiertes Management von Voicemails um wichtigen Nachrichten die richtige Priorität zu geben.
  • Power Dialer
    Entwickelt für Ärzte, um Patienten an nahende Termine zu erinnern, kann der Power Dialer individualisierte Anrufe tätigen – in Verbindung mit dem 3CX-CallFlow-Designer ergeben sich sehr umfangreiche Möglichkeiten
  • Emergency Notifier
    Steuern Sie übersichtlich Alarmgruppen und dokumentieren Sie die Alarmierung (SMS, eMail, Anruf).
  • On Call Manager
    Mit bis 30 Eskalationsebene können auch Anrufe außerhalb der Geschäftszeiten in gebührender Weise automatisiert verarbeitet werden.
  • Recording Manager
    Managen Sie Ihre Aufzeichnung zuverlässig und übersichtlich.
  • Warteschlangen-Wallboard
    Bereitstellung aussagekräftiger Real-Time-Kennzahlen für Ihre Warteschlangen.
  • AutoVoicemail
    Hinterlassen Sie per Knopfdruck vordefinierte VoiceMails auf dem Anrufbeantworter.
  • Wrap-up-codes
    Klassifizieren und kategorisieren Sie Ihre Telefonate mit den Wrap-Up-codes und nutzen Sie die Auswertungsmöglichkeiten um Ihre Geschäftsprozesse mit der 3CX zu optimieren.
  • Rest API für 3CX
    Programmieren Sie Ihre eigenen Schnittstellen zur 3CX mit der Rest API.
  • Call Router
    Erweitern Sie Ihre 3CX um intelligentes Call Routing z. B. basierend auf Vorwahlen von eingehenden Gesprächen.
  • Monitor
    Monitoren und analysieren Sie Ihre Anrufe vom Wählen bis zum Auflegen, um Ihren Geschäftsprozess zu optimieren.
  • Auto Call Back
    Wenn Sie eine besetzte Nebenstelle nicht erreichen können, kann die Auto-Call-Back-Funktion entweder eine Sprachnachricht hinterlassen oder einen Rückruf veranlassen, sobald die Nebenstelle verfügbar wird.
  • Surveyor
    Steuerung Ihrer Telefonkampagnen mit Workflowunterstützung, datenbankgestützter Feedback-Dokumentation und Kampagnerauswertung.
  • Auto Self-ID
    Vereinfacht das provisionieren von Nebenstellen.
  • AutoLogout
    Ein Agent wird nach individuell definierbaren regeln automatisch aus Warteschlangen ausgeloggt.
  • Holiday Importer
    Importieren Sie alle Feiertage und Ferien bis zum Jahr 2029 in Ihre 3CX.
  • Click-to-Call
    Mit einem Klick auf der Webseite erhalten Ihre Kunden einen kostenlosen Rückruf von Ihnen.
  • Caller ID
    Schalten Sie schnell und zuverlässig zwischen Telefonnummern bei Ihren ausgehenden Telefonaten um.
  • AD Syncher
    Erweiterte Synchronisation Ihrer AD-User mit der 3CX-Telefonanlage.
  • Erweiterte Abrechnungsschlüssel
    Agenten erfassen einen Abrechnungsschlüssel und können Ihre Tätigkeit Kostenstellen, Produkten etc. zuweisen und auswerten.
  • Do-not-Call
    Leistungsfähige Blacklists für Ihre 3CX.
  • Record Beep
    Weisen Sie Gegenstelle durch Aufnahme-Beeps auf die beginnende und / oder laufende Aufzeichnung hin.
  • Rezeptions-Konsole
    Ergänzen Sie Ihre Rufliste um die Informationen, die Kollegen in einer arbeitsteiligen Umgebung für einen leistungsfähigen Rezeptionsbetrieb benötigen.
  • Gathering 3CX
    Die Abrechnung gehosteter 3CX-Instanzen wird mit Gathering 3CX zum Kinderspiel, wobei das System regelbasiert die gewünschten Abrechnungsrohdaten erhebt.
  • Audio Scheduler
    Verteilen Sie Audionachrichten automatisch über die 3CX (und Pager) – z.B. für Schichtende, Pausen u.s.w. .
  • Warteschlangenüberlauf
    Lassen Sie sich von der 3CX Real-Time benachrichtigen, wenn zu viele Anrufende in Ihren Warteschlangen auflaufen oder diese zu lange warten müssen.
  • Kampagnen-Designer
    Mit dem Kampagnen-Designer erhalten Sie ein webbasiertes Tool zur schnellen und übersichtlichen Definition von Telefonkampagnen.
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Umstellung unseres Mahnwesens

Aufgrund einer veränderten Zahlungsmoral stellen wir unser Mahnwesen um. Damit wir auch weiterhin auf Factoring und vergleichbare Dienste verzichten können, haben wir unser Mahnwesen den aktuellen Gegebenheiten angepasst.

Der Großteil unserer Kunden zahlt unsere Rechnungen prompt gem. den vereinbarten Zahlungsbedingungen, sodass die Auswirkungen der geänderten Mahnregelung auf das Tagesgeschäft überschaubar sind.

Wir haben auch Verständnis für temporäre Liquiditätsengpässe in diesen unruhigen Zeiten – sprechen Sie uns bitte vor Eintritt des Zahlungsverzuges an, damit wir gemeinsam eine Lösung finden.

Bitte entnehmen Sie die Details unserem Infoblatt „Übersicht Mahnverfahren“.

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Unternehmen

Neue georedundante Infrastruktur

Ende des Jahres 2021 haben wir uns im Zuge einer umfangreichen Kapazitätserweiterung entschlossen, zusätzliche Cluster bzw. Rechnerverbundsysteme in der Cloud Colt Hamburg 1 in der Obenhauptstrasse 1c in „Sichtweite“ unseres Hamburger Standortes Sportallee 6 in Betrieb zu nehmen. Colt weist mit 30 eigenen und 264 Co-Lokationen weltweit eine hervorragende Datacenter-Infrastruktur auf und ist insbesondere auch für einen zukünftigen Ausbau an unserem Berliner Standort bestens geeignet.

Unsere Infrastruktur im Hamburger Global Connect Rechenzentrum in der Flughafenstrasse 54 ist mit dem neuen Rechenzentrumsstandort Cloud Colt Hamburg 1 über eine 25 GBit/s Punkt-zu-Punkt Glasfaserleitung verbunden. In den vergangenen Monaten sind Teile der Infrastruktur schrittweise umgezogen, sodass wir heute bei einer nochmals verbesserten Ausfall- und Betriebssicherheit Kapazitäten für das zukünftige Wachstum der Hosted Cloud Arconda geschaffen haben, die bereits heute unsere Kunden an 500 Standorten in 10 europäischen Ländern versorgt.

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Hotel Unternehmen

Wir digitalisieren Ihr Hotel

Das Housekeeping-Team meldet gereinigte Zimmer via Mobiltelefon oder Tablet, die Klimaanlage läuft energiesparend erst kurz vor dem Eintreffen der Gäste an, der kontaktlose Check-In vermittelt Sicherheit in Pandemiezeiten. Mit großen Schritten hält die Automatisierung und Digitalisierung Einzug in den Hotelalltag und geht weit über die Bereitstellung eines schnellen Internetzuganges für Gäste hinaus. 

Für Sie als Hotelbetreiber eröffnen sich Chancen, die Zukunft der Hotellerie mitzugestalten. Steigern Sie die Attraktivität Ihrer Einrichtung, indem Sie Ihren Gästen unkompliziert privaten Zugang zum Internet anbieten, entlasten Sie Ihr Personal mit effizienteren digital gestütztem Housekeeping und optimieren Sie Ihre Einrichtung mit Hausautomation. 

Ihre bereits vorhandene Infrastruktur bildet hierbei die kostensparende Basis für den Aufbau einer modernen Systemlandschaft. 

Als bundesweit tätiger Systemintegrator für Hotels und Pflegeheime greifen wir auf über 20 Jahre Erfahrung in der Netzwerk-, Telefon- und Cloudtechnik sowie auf Partnerschaften mit einer Vielzahl von renommierten Ausstattern zurück, um für unsere Kunden zukunftssichere Infrastrukturen zu etablieren. Unser Leistungsspektrum umfasst das Consulting, die Implementierung, den langfristigen Betrieb und die Wartung für alle Bausteine. 

Unser Whitepaper können Sie direkt hier herunterladen.

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Unternehmen

373 Cloud-Standorte

An inzwischen 373 Standorten in Deutschland, Österreich und der Schweiz arbeiten unsere Kunden tagtäglich mit der Hosted Cloud Arconda

Wir bedienen sowohl kleineren Strukturen mit wenigen Mitarbeitern als auch große Standorte mit mehreren Hundert Anwendern. So verschieden wie die Branchen sind auch die genutzten Services. Unabhängig davon ob lediglich ein einziger Service wie die 3CX VoIP-Telefonanlage oder komplette Server- und Desktop-Strukturen gehostet werden, legen unsere Kunden hohen Wert auf Verfügbarkeit und Datensicherheit.

Die von uns genutzte Global-Connect-Rechenzentrums-Infrastruktur ist eine hervorragende Umgebung für unsere Rechnerverbundsysteme und bietet die Skalierbarkeit, die unsere Kunden erwarten. Wir unterscheiden uns von den großen internationalen – zumeist US-amerikanischen – Anbietern durch ein Serviceangebot für die nach wie vor lokal benötigten Infrastrukturen. Dazu zählen auch Glasfaserverbindungen, die unseren Kunden in den Ballungsräumen vielerorts direkte Anbindungen mit eigener Lichtwelle von 10 und mehr Gbit/s Bandbreite ermöglichen.

Ob Migration aus einer lokalen Infrastruktur oder schrittweise Transition aus einer hybriden oder anderen Cloud-Umgebung. Wir Beraten, Realisieren und begleiten mit unseren Teams Ihre Geschäftsprozesse. Nehmen sie Kontakt mit uns auf.